Oluline osa HHLA ühingujuhtimisest on tema äritegevuse suhtes kohaldatavate seaduste ja sisemiste reeglite järgimine (edaspidi “vastavus”). Sellega seoses võtab HHLA oma vastutust äripartnerite, aktsionäride, töötajate ja avalikkuse ees väga tõsiselt.
Vastavusjuhtimissüsteemi tuumana on HHLA kasutusele võtnud „Käitumiskoodeksi“. Koodeks sisaldab ülimuslikke põhimõtteid konkreetsete vastavusküsimuste osas, nagu näiteks konkurentsikäitumine ettevõttes, korruptsiooni ennetamine, huvide konfliktid ja konfidentsiaalse teabe käitlemine.
Samuti hõlmab juhend töötajatele ja kolmandatele isikutele võimalust esitada teatisi või vihjeid ettevõttes esineva ebaregulaarse käitumise kohta. Kõiki teatisi käsitletakse konfidentsiaalselt ja neid saab esitada ka anonüümselt.
Töötajate pidevaks teavitamiseks nii „Käitumiskoodeksi“ sisust kui ka muudest põhilistest teemadest, näiteks korruptsiooni ennetamine ja konkurentide vastane käitumine, kasutatakse kutsealaseid koolitusi ja ettevõttesisest meediat. Vastavushaldussüsteemi grupiülest koordineerimist juhib grupi nõuetele vastavuse eest vastutav ametnik, kes teeb muu hulgas koostööd riskijuhtimise ja siseauditi osakonnaga. Oma sõltumatuse säilitamiseks annab kontserni järelevalveametnik aru otse juhatusele ja revisjonikomisjonile. Lisaks tegutseb ta töötajate ja väliste osapoolte nõustajana ning kontaktisikuna vastavusküsimuste korral.
Oma suhetes klientide, tarnijate, konkurentide ja teiste sidusrühmadega püüdleb HHLA suhete poole, mida iseloomustab terviklikkus, õiglus, vastutus ja jätkusuutlikkus, ning loodab, et tema tarnijad järgivad samu põhimõtteid. Sellest tulenevalt on HHLA väljatöötanud ka käitumisjuhendi tarnijatele.
Kõigi sidusrühmade huvide ja usalduse kaitsmiseks täiustab HHLA pidevalt praegust nõuetele vastavuse haldussüsteemi.
Koodeks sisaldab ka võimalust töötajatele ja kolmandatele isikutele esitada teateid või vihjeid ettevõttes esineva ebaõige käitumise kohta. Ettevõte tagab, et töötajad, kes heas usus juhtumitest teatavad, ei kannata selle tulemusena kahju. Kõiki teateid käsitletakse konfidentsiaalselt ja neid saab esitada anonüümselt. See kehtib ka suhtluse ja teabe kohta, mida saame kolmandatelt isikutelt.
Eelkõige on HHLA loonud digitaalse HHLA teavitajate portaali (BKMS® System), et tuvastada võimalikke seaduserikkumisi ja sisejuhiste rikkumisi ning võidelda nende vastu. See on kättesaadav kõikidele sise- ja välistele sidusrühmadele, kes soovivad võimalikest vastavusriskidest ja rikkumistest digitaalselt ja anonüümselt teada anda (valikuline). Teateid saab esitada igal ajal spetsiaalse teenusepakkuja poolt tagatud turvalise rakenduse kaudu:
HHLA vilepuhujate portaal (BKMS® System) pakub teavitajale võimalust esitada oma teade digitaalselt ja valikuliselt anonüümselt ning suhelda vastava tütarettevõtte kohaliku HHLA vastavusametnikuga või keskse HHLA vastavusosakonnaga oma isikut avaldamata.
Teavet saab edastada ka järgmiste teavitamiskanalite kaudu:
E-post: compliance@hhla.de ; compliance@hhla-tk.ee
Nõuetele vastavuse vihjeliin: +49 40 3088 3777; 372 5860 3000
Postiaadress: Hamburger Hafen und Logistik Aktiengesellschaft, Group compliance officer, Bei St. Annen 1, 20457 Hamburg või HHLA TK Estonia AS, vastavusametnik, Veose tn 16, 74115 Maardu linn, Harju maakond
Isiklik kohtumine: Kohtumised lepitakse kokku ülalmainitud kanalite kaudu
Lisateavet HHLA rikkumisest teavitamise protseduuri kohta leiate siit:
Oluline teave